Theo Luật Du lịch 2005 và Nghị định 92 và Thông tư 89 hướng dẫn Du lịch quy định như sau
Cấp, đổi, cấp lại thẻ hướng dẫn viên du lịch
a) Mẫu đơn đề nghị cấp, đổi, cấp lại thẻ hướng dẫn viên du lịch theo quy định tại Phụ lục số 15.
b) Khi nhận được hồ sơ hợp lệ đề nghị cấp, đổi, cấp lại thẻ hướng dẫn viên du lịch, Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch thẩm định hồ sơ, nhập dữ liệu về hướng dẫn viên vào hệ thống theo hướng dẫn tại trang web quản lý hướng dẫn viên của Tổng cục Du lịch.
- Trường hợp đủ điều kiện cấp, đổi, cấp lại thẻ, Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch ra quyết định cấp, đổi, cấp lại và gửi báo cáo qua mạng về Tổng cục Du lịch.
- Trường hợp không đủ điều kiện cấp, đổi, cấp lại thẻ, Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do cho người đề nghị cấp thẻ biết.
c) Việc thu, nộp lệ phí cấp, đổi, cấp lại thẻ hướng dẫn viên du lịch được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
d) Mỗi hướng dẫn viên được cấp một mã số thẻ. Mã số thẻ hướng dẫn viên có chín số bao gồm số hiệu hướng dẫn viên quốc tế (1) hoặc hướng dẫn viên nội địa (2), hai số tiếp theo là mã tỉnh, sáu số còn lại là thứ tự của thẻ hướng dẫn viên. Mã số thẻ do Tổng cục Du lịch quản lý và không thay đổi trong trường hợp đổi hoặc cấp lại thẻ.
đ) Mẫu thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế quy định tại phụ lục số 16; mẫu thẻ hướng dẫn viên du lịch nội địa quy định tại phụ lục số 17.
6. Thuyết minh viên
a) Thuyết minh viên phải đeo giấy chứng nhận thuyết minh viên trong khi làm nhiệm vụ.
b) Điều kiện cấp giấy chứng nhận thuyết minh viên:
- Có quốc tịch Việt Nam, thường trú ở địa phương hoặc làm việc tại khu du lịch, điểm du lịch;
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có đủ sức khỏe khi hành nghề thuyết minh viên;
- Đã tham dự lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ du lịch;
- Có cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của khu, điểm du lịch và của ngành du lịch.
c) Bồi dưỡng nghiệp vụ du lịch và cấp giấy chứng nhận thuyết minh viên
- Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch phối hợp với cơ quan quản lý khu du lịch, điểm du lịch tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ du lịch, cấp giấy chứng nhận thuyết minh viên du lịch cho thuyết minh viên;
- Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch có trách nhiệm báo cáo Tổng cục Du lịch định kỳ sáu tháng một lần về tình hình cấp giấy chứng nhận thuyết minh viên du lịch.